Samenwerking tussen partijen
Conventionele sanitatiesystemen
Bij de aanleg en het beheer van conventionele sanitatiesystemen is door de jaren heen een samenwerking ontstaan tussen het waterschap en de gemeente. De verantwoordelijkheden en taakverdeling zijn vastgelegd in de Wet milieubeheer en de Waterwet. Deze zullen in de toekomst overgaan in de nieuwe Omgevingswet. Daarnaast zijn er vaak regionaal afspraken gemaakt over monitoring, beheer en onderhoud, toezicht en controle enzovoort voor bijvoorbeeld IBA-compactsystemen.
Nieuwe sanitatiesystemen
Diezelfde afspraken zullen niet altijd toepasbaar zijn in geval van nieuwe sanitatieprojecten. Vaak zijn er – zeker bij grotere projecten – meerdere partijen betrokken die elk in de voorbereiding, bij de aanleg of in de exploitatiefase hun eigen taken en verantwoordelijkheden hebben. Het is van belang die taken en verantwoordelijkheden in een samenwerkingsovereenkomst vast te leggen. Bij kleinere projecten (met meestal een beperkt aantal partijen) zou dat goed een standaardcontract kunnen zijn. Bij grotere projecten is meestal meer maatwerk vereist.
Bij grotere projecten kan het handig zijn voor elke fase in het proces een aparte samenwerkingsovereenkomst op te stellen. Hoewel sommige partijen bij elke fase betrokken zullen zijn, kan hun rol wel veranderen. Een leverancier kan in de ontwerpfase en adviserende rol hebben, in de realisatiefase gewoon leverancier zijn, en in de exploitatiefase mogelijk beheerder.
Bij een samenwerkingsovereenkomst kunnen ook partijen buiten de directe projectomgeving betrokken worden. Denk bijvoorbeeld aan een energiebedrijf, een netwerkbeheerder, een afnemer van grondstoffen en dergelijke.
Tips voor samenwerkingsovereenkomsten
Meer informatie en een voorbeeld van een samenwerkingsovereenkomst vindt u op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). (Klik hier) De RVO geeft onder andere de volgende tips:
- Het kost veel tijd om een goede samenwerkingsovereenkomst op te stellen. Reserveer dan ook voldoende tijd en zorg ervoor dat de juiste personen in het proces betrokken zijn.
- De overeenkomst moet regelen wat te doen wanneer zaken succesvol verlopen en moet zeker ook regelen wat te doen wanneer het project niet naar wens verloopt.
- De samenwerkingsovereenkomst is een overzicht van gemaakte afspraken, het is geen projectplan.
Aandachtspunten
Enkele inhoudelijke aandachtspunten voor een samenwerkingsovereenkomst bij nieuwe-sanitatieprojecten kunnen zijn:
In de voorbereidingsfase
- Welke partijen zijn betrokken?
- Wie is verantwoordelijk voor de voorbereidingskosten?
- Hoe worden de kosten verdeeld als het project toch niet wordt gerealiseerd?
- Wie levert welke kennis?
- Wie beslist over het wel of niet doorgaan van het project?
In de realisatiefase
- Welke partijen zijn betrokken?
- Wie geeft opdracht tot realisatie?
- Wie is verantwoordelijk voor toezicht?
- Wie levert welke producten of diensten?
In de exploitatiefase
- Welke partijen zijn betrokken?
- Wie is de eigenaar van de voorziening?
- Wie is verantwoordelijk voor het beheer en welk beheer wordt er wanneer uitgevoerd?
- Wie verricht het toezicht en hoe ziet dat eruit?
- Wie beslist er indien een inrichting voortijdig wordt opgeheven?